Da li će neka prezentacija biti dobra ili loša zavisi od svih radnji koje činimo od početka do kraja. Priprema, trening, sam čin prezentacije i deo predviđen za pitanja i odgovore moraju biti uklopljeni u celinu. Prezentacija mora biti dobro oblikovana da bi je slušaoci mogli s odobravanjem prihvatiti.

Još u toku stvaranja, prezentacija može dobiti predznak uspeha ili neuspeha. Kada govornik izađe pred slušaoce, dobra priprema je najčešće najava i dobre prezentacije. Dešava se da govornik pripremi dobru prezentaciju, ali tokom njenog fizičkog događanja (zbog ličnih ili spoljnih razloga) prezentacija postane loša.

Prisustvo slušalaca može se dvojako odraziti na govornika; može ga motivisati, ali ga može i onemogućiti da uspešno prenese sve što je pripremio. Publika može biti poput bika iz vica u kojem mladi komercijalista žuri na voz i tražeći prečicu pita seljaka koji je čuvao krave: „Hej, deda! Moram uhvatiti voz u 8.15. Mogu li preći preko tvoje zemlje?” Odgovor je bio jasan: „Možeš, mladiću, ali ako te spazi moj bik uhvatićeš i onaj u 7.45”.

Poznajem govornike koji dobro pripreme prezentaciju, uvežbaju je, održe briljantan uvod, pripreme prisutne na zanimljiv nastavak i tada ... klik ... nešto se desi, izgovore jednu lošu rečenicu, ukoče se i umesto dobre prezentacije, muče i slušaoce i sebe ostatak vremena. Možda sve vreme osećaju da im bik iz vica duva za vrat, pa nemaju vremena da više razmišljaju o uspešnom okončanju prezentacije, nego se „bore” za „preživljavanje” pred slušaocima i što brže okončanje govora.

Češći je slučaj da govornik dobru pripremu loše izvede, nego obrnuto. Potrebno je veliko iskustvo, poznavanje teme, sposobnost improvizacije i puno emocija da loše pripremljena prezentacija, zahvaljujući govorniku, postane dobra. Ali, nemojte se suviše samouvereno pouzdati u svoje sposobnosti improvizacije. Neka ona bude uz vas, kao pojas za spasavanje ako nešto krene nepredviđenim tokom, ali nemojte zasnivati svoje prezentacije na inspiraciji i improvizaciji. Može jednom „upaliti”, možda i nekoliko puta, a onda će vas napustiti usred važne prezentacije.

5.1. Nevolja loše prezentacije

Osnovna pretnja uspešnoj prezentaciji ste vi sami. Vaš strah, vaše neznanje i vaša nepripremljenost će upropastiti svaki vaš pokušaj da predstavite nove informacije ili ideje. Loša prezentacija će se pokazati kroz nezadovoljstvo prisutnih sadržajem i/ili načinom prezentacije. Na vama je da navedene pretnje suzbijete samopouzdanjem, znanjem i pripremljenošću, kako biste održali uspešnu prezentaciju.

Osim ličnih uzroka loše prezentacije, postoje i druge, objektivne pretnje uspešnim prezentacijama:

1. Prevelika ili premala prostorija s obzirom na broj slušalaca.

2. Neprimerena ili neprijatna temperatura u prostoriji.

3. Smeštanje slušalaca tako da deo njih uopšte ne vidi ili ne čuje govornika.

4. Telefon u prostoriji.

6. Loša zvučna izolacija (dopiranje buke s ulice ili hodnika i slično).

7. Nesnalaženje u nepredviđenim situacijama.

8. Otvorena kritika.

9. Dozvoljavate da vas prekidaju premda ste u uvodu rekli da pitanja očekujete posle prezentacije.

10. Izigravanje klovna.

11. Neudobna odeća i obuća.

12. Glad, žeđ ili problemi s varenjem.

13. Negodovanje zbog postavljenog pitanja.

14. Gubljenje kontrole nad prezentacijom.

15. Žurba zbog kratkoće raspoloživog vremena (zbog obaveza publike ili vaših obaveza). Ako možete, odložite prezentaciju. Ako ne možete, iznesite suštinu i ostavite vreme za pitanja. Tada će slušaoci iz vaše prezentacije sami „izvući” ono što im je najzanimljivije.

5.1.1. Strah

Nervoza je energija živaca, ta tajanstvena snaga stvorena i pokretana osećanjima, koja utiče na ceo nervni sistem, bilo da ga potresa ili stvara nemir koji vam daje osećaj da možete postići najviše vrhove govorništva. Kada je ne bi bilo, bili bismo emotivno mrtvi. Upravo zato se ne treba boriti protiv te energije, da ne bismo ugasili iskru kreativnosti u sebi.

Ako se ta energija pogrešno usmeri strahom, može izbaciti vaš nervni sistem van upotrebe, s poraznim rezultatima. Svaki čovek se boji, ali strah je moguće nadvladati. Govornik koji se hvali da nikada nije nervozan pre nastupa nikada neće postići mnogo, jer je mislima i govoru uskratio dinamičku snagu osećanja. Štaviše, ako tvrdite da se ničega ne bojite, ili ste kandidat za smeštaj u Vrapče*10 ili se toliko bojite sopstvenog straha da se plašite da to priznate i samome sebi.

Energija živaca ispravno kontrolisana i usmeravana znanjem, iskrenošću, poštenjem, entuzijazmom i svim ostalim konstruktivnim emocijama može pomoći da se tokom prezentacije predstavite u najboljem svetlu. Kako možemo osigurati savršenu kontrolu živaca? Jedini način je da uklonimo uzroke pogrešnog usmeravanja da bismo došli do ispravne kontrole emocija, kao što i vozač mora da nauči da ispravno koristi menjač u vozilu pre nego što krene na prvu vožnju. Budući da vozaču s vremenom raste samopouzdanje, promena brzina postaje automatska radnja i nervoza nestaje. Tako je i sa znanjem dobrog govorništva. S većim brojem prezentacija, s poznavanjem tehnika i umeća prezentiranja raste i samopouzdanje govornika.

Najčešći strahovi govornika su strah od nepoznatog, strah da će ga pogrešno razumeti, strah od same publike, strah da ga neće čuti, strah od pojedinaca u publici i strah od fizičke reakcije. Ukoliko ste govor dobro pripremili, veći deo uzroka nervoze trebalo bi da nestane. Samopouzdanje će od energije nervoze napraviti svoga slugu, kao što je to menjač u rukama iskusnog vozača.

5.1.1.1. Strah od nepoznatog

Ovaj strah potiče iz dva izvora: iz nepoznavanja tehnika i umeća govorništva i nepoznavanja problematike koju prezentirate. Njegovo uklanjanje zavisi od vežbanja tehnika govorništva, iskustva u govorništvu i potpunog poznavanja sadržaja i svega što je povezano s prezentacijom. Zahvaljujući mišljenju da je trening nepotreban dobrim govornicima i da je dovoljno samo znanje koje se prezentira, mnogi govornici imaju lažan osećaj samozadovoljstva, koji ugrožava njihove kritičke sposobnosti, i preuzimaju zadatak za koji nisu dovoljno kvalifikovani. U trenutku kada izađu pred publiku javiće im se osećaj odgovornosti i mogu trenutno biti preplavljeni iznenadnim saznanjem da upravljaju moćnom silom o kojoj znaju malo ili ništa. Rezultat je strah koji preuzima kontrolu njihovog nervnog sistema i prebacuje njihov mentalni menjač u rikverc, s posledicom da nekontrolisani ili pogrešno podešeni živci uzrokuju pogubne fizičke posledice i često čistu paniku. Jaka samokontrola može sprečiti katastrofu, ali nervozno ponašanje će biti očito i obećavajući govor će se pretvoriti u lošu prezentaciju. Rezultat će biti potpuno isti kao kada pevač izađe pred publiku a nije uvežbao svoj glas ili kada bi to isto uradio glumac koji nije uvežbao pokrete koji prate tekst. Zašto bi se govornici razlikovali od njih kad je njihov zadatak još složeniji, jer zahteva kreaciju i iznošenje ideja i misli? Nije stoga čudo što podsvest reaguje na zadatak prezentacije i prekasno shvata da znanje mora biti koordinirano, a reči znalački usmeravane.

Stara persijska poslovica kaže: „Onaj ko ne zna i ne zna da ne zna, opasan je, čuvaj ga se. Onaj ko zna i ne zna da zna, spavač je, probudi ga. Onaj ko ne zna i zna da ne zna, dete je, nauči ga. Onaj ko zna i zna da zna, mudrac je, sledi ga”. Vi ste dete sve dok ne savladate tehnike prezentacije i s pravom ćete biti nervozni dok vežbanjem ne steknete samopouzdanje. Kada znate da znate, bićete mudrac i nećete se bojati nepoznatog.

5.1.1.2. Strah da vas pogrešno razumeju

Kreativna osoba koja namerava da prenese poruku i boji se da poruka neće biti registrovana, kao što je bila namera, može se osloboditi toga straha samo razumnim planom, zabeleškama ili nekim drugim oblikom upravljanja svešću. Ukoliko to ne učini, ideje postaju mentalna kočnica i strah preuzima kontrolu, vodeći svoju nesrećnu žrtvu da ponavlja istu misao nekoliko puta zaredom, umesto da brzo i lagano (mekano) pređe na sledeću misao.

Govori planirani na čistim, arhitektonskim vezama sa korisnim zabeleškama ukloniće taj strah, kao što će i pažljivo čitanje mape, ili poznavanje zadate etape puta, omogućiti vozaču da ne zastaje na svakom raskršću, nego da se kreće brzo i sigurno.

5.1.1.3. Strah od publike

Umeće upravljanja publikom stvar je psihologije i vrlo je važan aspekt govorništva. Na početku prezentacije uvek postoji neopisiva barijera između govornika i slušalaca (još jedan oblik straha od nepoznatog, jer slušaoce „hvata strah” od vas i onoga što ćete reći) i to izaziva nervozu kod svakog osetljivog govornika.

Naučite da se uklopite, da zadobijete naklonost slušalaca i strah od publike će nestati. Prilagođavanje slušaocima podjednako je prilagođavanju životu. Hrabrost, samopouzdanje, takt, strpljenje i imaginacija mogu stvoriti čuda.

5.1.1.4. Strah da vas neće čuti

Naučite da baratate oruđima svoga zanata, naročito kako se koriste usne, jezik, zubi i vilice. Iskusan govornik ima siguran nastup i ne boji se grešaka, jer zna da koristi svoje znanje i navedena „pomagala”. Govornik-amater, koji ne zna kako da uskladi svoje organe za govor, po pravilu je nervozan i opterećen svojim glasom tokom cele prezentacije.

5.1.1.5. Strah od nekog u publici

Skromnost govornika, koji sumnja u svoje sposobnosti, može prouzrokovati strah od moguće (unapred zamišljene) greške. Ovaj strah se javlja kod govornika koji su opterećeni efektom prezentacije na slušaoce ili se boje nekog mogućeg sveznalice u publici. Strah od pojedin(a)ca u publici može izazvati nervozu govornika i umanjiti efekte prezentacije.

Koncentracija misli na završetak prezentacije stvara određenu „sliku” u glavi. Ako ste u glavi stvorili sliku neuspešne prezentacije, velika je verovatnoća da će i biti loša. Nasuprot tome, ako ste u glavi stvorili sliku uspešno izvedene prezentacije i zadovoljnih slušalaca, i tu sliku „prikazali” sami sebi nekoliko puta, budite sigurni da će prezentacija postići uspeh.

Koncentracija misli je oružje kojim ćete pobediti ovaj strah. Vaša prezentacija je ono na šta treba da mislite, na njen kvalitet možete uticati, dok na reakciju publike ili na ponašanje pojedinaca sigurno ne možete. Neka vas ne plaši ono na šta ne možete uticati, pa ni strah od pojedin(a)ca u publici neće moći da utiče na vas.

5.1.1.6. Strah od fizičke reakcije

Prvi javni nastup često izazove fizički stres koji se prenosi na nervni sistem. Mišićima koji kontrolišu vaša pluća, vaše telo i vaš mozak možda je potrebno jačanje, navikama koje dele psihičku energiju možda je potrebna provera, treba da vežbate duboko disanje. Ali, kada ste svesni da je nužno to prilagođavanje tela da biste govorili bez problema, lako je savladati mašineriju i biti razumno samopouzdan u sebe i u mehanizme otklanjanja straha.

Ljudsko telo je mašina koja, kao i sve druge mašine, ponekad ima problema s funkcionisanjem. Loše zdravlje ili umor će uticati na vaše govorničke sposobnosti. Ali, kao što zdrava osoba ne bi trebalo da živi u stalnom strahu od bolesti, tako ni govornik ne treba da se boji mogućih fizičkih lomova. Ako se i dogodi blokada misli, neće odmah doći do tragedije. Treba primeniti autosugestiju, kao i metode razlikovanja slušalaca. Možete sebi iskreno priznati da ste pogrešili, pa ćete uspešno pobediti ovaj strah i obnoviti samopouzdanje.

5.1.1.7. Pobediti strah

Šest velikih strahova, navedenih u ovom potpoglavlju, izazivaju nervozu govornika, ali primenom metoda za borbu protiv njih govornik može nastupiti sigurno i održati dobre prezentacije.

Strah od nepoznatog pobeđuje se poznavanjem tehnika prezentacije i stalnim vežbanjem.

Strah da vas pogrešno ne razumeju savladaćete dobrim be-leškama i jasnom i jednostavnom prezentacijom.

Strah od publike rešava se poznavanjem ljudske psihologije.

Strah od loše čujnosti savladaćete dobrom produkcijom glasa.

Strah od pojedin(a)ca pobeđuje se koncentracijom i vežbom pamćenja.

Strah od fizičke reakcije pobeđujete dubokim disanjem i psihičkim prilagođavanjima (autogeni trening npr.).

Prihvatite izazov nervoze sa odobravanjem i pouzdanjem, uključite sva svoja oružja i oruđa u samoodbranu i proterajte strah(ove) zauvek. Neka vas ohrabri spoznaja da su mnogi poznati govornici (Demosten, Ruzvelt, Čerčil) prolazili kroz agonije nervoze, ali inspirisala ih je pomisao da mogu pobediti strah i stvorili su kontrolisanu energiju nervoze koja je rezultirala njihovim stvaranjem svetske istorije.

Da biste uplašili strah, otpevajte sa mnom prepev jedne dečje pesmice (koja u originalu govori o zimi), i smireno zakoračite za govornicu:

" Strah, strah, e pa šta je,

ako je strah nije lav,

strah, strah, pa neka je,

ne boji se ko je zdrav ”.

5.1.2. Neznanje i nepripremljenost

Logična je pretpostavka da ćete prezentirati samo ono što znate, ali nisu retke prezentacije tokom kojih postaje jasno da govornik ne zna o čemu govori ili je nepripremljen. Ako se pojave takve prezentacije tokom nekog većeg skupa, ispunjenog prezentacijama različitog kvaliteta, slušaoci to možda neće ni primetiti ili će brzo zaboraviti.

Ako ste jedini govornik na nekom skupu ili izvodite poslovnu prezentaciju, tada neznanje i nepripremljenost mogu dovesti do nezadovoljstva slušalaca, pa i do prekida prezentacije. Tada vam, verovatno, ni iskustvo ni umeće improvizacije neće pomoći da ispravite grešku.

Neznanje i nepripremljenost slušaoci uočavaju kada govornik tokom prezentacije čita pripremljeni tekst, pravi neprikladno duge pauze između reči i rečenica, traži među materijalima foliju ili slajd koji želi da prikaže, i „luta” tokom govora ili se često vraća na nešto što je ranije rekao. Kada prezentacija ne odgovara nazivu pod kojim je najavljena, slušaoci takođe mogu zaključiti da je posredi neznanje govornika. Stari vic o studentu biologije koji je sve naučio o slonovima i došao na ispit, izvukao pitanje o miševima i započeo prezentaciju: „Miševi su male životinjice, kojih se slonovi boje. A slonovi su...” može nam dočarati ovakve situacije.

Ne dozvolite da dođete u situaciju da slušaoci uoče vaše ne-znanje ili nepripremljenost. Drugim rečima, nemojte držati prezentaciju ako ne znate šta biste rekli ili ako nemate vremena da se pripremite. Možda vam neke grupe slušalaca neće zameriti što ste protraćili njihovo i svoje vreme, ali jednom će nezadovoljno reagovati i tada postoji mogućnost da svaku narednu prezentaciju držite „obeleženi” kao neznalica i ignorant. Verujte, ne treba vam takav negativan predznak u životu.

5.2. Moć dobre prezentacije

Očekivanje dobre prezentacije razlog je prihvatanja teme i dolaska slušalaca na mesto prezentacije. Da biste ispunili njihova očekivanja, poštujte zlatna pravila dobre prezentacije:

1. Imajte u mislima osnovne ideje prezentacije i njihov redosled.

2. Dođite ranije, da biste pregledali prostoriju i proverili tehničku opremu.

3. Uvek stojte u laganom raskoraku ili se krećite – da biste se oslobodili početne treme. Nastojte da izgledate smireno.

4. Držite sastavljene ruke – neka se lagano odmaraju na vašem stomaku ili u ruci držite beleške ili neki predmet. Telo mora biti uspravno.

5. Gledajte u publiku, ali nemojte početi da govorite dok ne bude tišina.

6. Nastupite kao vođa, budući da to i jeste tokom prezentacije. Prezentaciju vršite energično i samopouzdano.

7. Pazite na svoje kretanje, gestikulacije i komentare. Koristite ruke za naglašavanje važnih delova prezentacije.

8. Recite slušaocima kada mogu postavljati pitanja. Recite im takođe kada su upadice poželjne, a kada nisu.

9. Nemojte slušaocima deliti materijale ili brošure dok govorite, to će omesti njihovu koncentraciju.

10. Budite oprezni prilikom upotrebe dijalekta ili „slenga”.

11. Koristite pauze da biste nešto naglasili.

12. Modelirajte glas za postizanje interesovanja.

13. Govorite razgovetno. Ne mumlajte.

14. Postarajte se da ne izgubite snagu glasa na kraju rečenice ili dela prezentacije.

15. Osigurajte stalan kontakt očima s publikom, ne gledajte u pod.

16. Omogućite prisutnima da se osećaju važni. Prezentacija se izvodi radi njih; da ih nema, govorili biste sami sebi.

17. Podstaknite komunikaciju sa slušaocima.

Dobra prezentacija zasniva se na znanju i dobroj pripremljenosti, a to ćete postići sigurnim glasom, prikladnim ponašanjem i kretnjama, koristeći odgovarajuća tehnička sredstva.

5.2.1. Znanje

Ljudski mozak je tajanstven organ; mi koristimo samo jednu devetinu njegovog kapaciteta. U mozgu se događaju obrade svih podataka koje unosimo vidom, sluhom, pipanjem, ukusom i mirisom. Čovek oko 90 posto podataka unosi u mozak vidom, pa je taj deo unosa informacija najvažniji za naš svakodnevni život. Događaji i slike, slova i brojke, obrađuju se u mozgu da bi se mogli koristiti kao podaci za daljnje potrebe.

Kao što dobro vođena kancelarija ima uspešan sistem unosa podataka, pa su sve informacije pri ruci kad su vam potrebne, tako će i vaše znanje „zahtevati” dobru referentnu biblioteku i efektan način pripremanja činjenica. To je relativno lako i svi govornici treba da sakupljaju podatke i čuvaju ih metodično, ili bi trebalo da znaju gde će potražiti informaciju ili podatak koji im treba. Još je teže, pa i važnije, ustanoviti sistem unosa fotografija i slika, koje prirodno koristite tokom govora ako su pripremljene i dostupne.

5.2.2. Beleženje ideja

Vaše kreativne misli zahtevaju efikasan sistem unosa podataka u vaše pamćenje kako bi iskra ideje, koja je upalila vašu imaginaciju u pojedinim neodgovarajućim trenucima (najčešće dok se kupate ili usred noći, dok spavate), svetlela poput lampe, čija vas svetlost vodi kroz tamnu šumu različitih misli. Ako ih svesno ne uhvatite i zabeležite, takve će misli izbledeti i neće podstaći vaš um kada se to od vas bude zahtevalo.

Mehaničko zapisivanje utisaka mora vam postati stalna navika, a svaki govornik će razviti svoj sistem unosa podataka koji odgovara njegovom mentalitetu. Mali blok i olovka, koji su vam uvek pri ruci, zadovoljiće trenutnu potrebu za zapisivanjem ideje. Diktafon je malo poboljšana verzija unošenja misli, ali opet je suština u tome da ideju zapišete dok još svetli, dok je jasna, pre nego što se ugasi u tami zaborava.

5.2.3. Sakupljanje i praćenje informacija

Verujem da sakupljate životne fraze, metafore, analogije i citate, pa predlažem da ograničimo naš sistem unosa samo na takav materijal. Kasnije možete bilo koje druge informacije prilagoditi tom istom sistemu.

Većina umova selektivno posmatra samo stvari i pojave koje ih zanimaju, ali ako uvežbate svoje snage na mnogo šire posmatranje, sakupićete bogatu zbirku informacija, koje će vaš kreativni um radosno koristiti kao zamenu za gole činjenice. Naravno, u svoju glavu nećete ulivati sve i svašta, ali ako ste manjeviše odredili područja koja vas izričito zanimaju i područja koja su povezana sa onim osnovnim, već ste napravili selekciju informacija koje mislite da unosite i obrađujete.

Posmatrajte prirodu, uvek plodno polje iz kojeg se mnogo analogija može povući, kao što navike životinja mogu podstaći slušaoce na razmišljanje: „Kao što tigar vreba plen u zasedi, tako i mi moramo čekati na pravi tenutak”. Svaki revolucionarni proces može naći poređenje u rastu drveća ili cveća, a poređenja s baštom uvek su popularna: „Cvet ruže lepši je od cveta krompira, ali čorba od krompira ukusnija je od čorbe od ruže”. I li „Moramo zaštititi najbolje delove našeg poslovanja (privrede), kao što se zimi štiti korenje biljke da naredne godine opet procveta punim sjajem”.

Beleženje tih ideja za buduću upotrebu postupan je proces, jer vašem umu treba vremena da iz unetih podataka „proizvede” razumljiv govor, pa je dobro obnavljati svoju „bazu podataka” dnevno, nedeljno i kvartalno, nakon čega je dobro izvršiti reviziju i malo „pospremiti” gomilu informacija koje su, najčešće, samo nabacane i čekaju sređivanje.

Beležite svakodnevno sve zanimljivosti koje ste primetili ili pročitali i odvojte petnaestak minuta pre spavanja da biste ih sortirali i selektirali. Zabeležite i sve misli koje ste čuli tokom razgovora koje ste tog dana vodili, budući da će te misli i nakon nekoliko sati biti sveže i pamtive do detalja.

Na kraju svake nedelje izvršite reviziju ideja i informacija i odbacite sve koje vas nisu zainteresovale u drugom pokušaju. Njih je obično barem polovina, a ono što je ostalo razdelite po mapama koje ćete nasloviti, na primer, citati , metafore , činjenice ili obeležiti po područjima. Ako se bavite modom, mape obeležite nazivima: šeširi, rukavice, pantalone , haljine , pamuk, svila itd., a ako se bavite saobraćajem, mape obeležite nazivima poput: vozila, saobraćajni znaci, saobraćajna bezbednost, saobraćajne nesreće itd. Ostavite sve te ideje i informacije da se razvijaju u vašoj glavi do poslednje, kvartalne revizije.

Sistematično analizirajte sve mape koje ste krajem nedelje pročistili. Pored toga što je kvartalna revizija misli dobar način da još jednom utvrdite šta sve imate u mapama, takođe je i početak pripreme obrade pojedinih tema iz kojih ćete onda stvarati svoje prezentacije.

5.2.4. Samopouzdanje